業務効率化ツールで働き方改革を！

1. 業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールは、企業や組織が生産性向上やコスト削減を目的として利用するさまざまなアプリケーションやシステムを指します。
これらのツールは、通信、タスク管理、文書管理などの業務効率化を実現します。

総務省が2020年に実施した「『働き方改革』関連でのICT導入・利用状況」の内容に関する調査では、以下の項目と結果が挙げられています。

• 持ち運び可の端末（ノートPC、タブレット）支給：63.0％
• 社外から社内の情報にアクセスできる仕組み：52.1%
• コミュニケーションツール（Slack、Workplaceなど）：34.9%
• グループウェア（Google Workspace、Microsoft Office 365、サイボウズ Office）などの情報共有システム：47.9%
• 遠隔会議システム（Zoom、Microsoft Teams、Webexなど）：57.5%
• オンライン商談ツール（Whereby、bellFace等）：10.9％
• 電子決裁、電子契約システム：25.3％
• 勤怠管理ソリューション：29.6％
• ICTを活用したヘルスケア管理の実施：8.3％
• ロボット、RPA（ロボティクスプロセスオートメーション）等を活用した業務の自動化：12.1％

参照：総務省「企業活動におけるデジタル・トランスフォーメーションの現状と課題」

上記は2020年度のデータとなりますが、働き方や雇用形態など日常業務の変化に伴い、ツール導入は加速しています。

厚生労働省が紹介している事例によれば、建設業の大東建託株式会社では、社外のネットワーク環境から社内へのアクセスが可能となり、社内だけでなく従業員の自宅（社宅）、出張時の宿泊施設や公共交通機関、個室型ワークボックスなど場所を選ばず業務可能とすることを実現。
また、本社に所属する社員が希望し管理職が承認した場合、遠隔地で在宅勤務を行う「テレさとワーク」を実現しています。
厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」では、その他企業においてもツールの導入から業務改革を行う企業を紹介しています。

2. 業務効率化・生産性向上の課題

業務効率化のためにデジタル化を進める際には、ツールを実装するだけではなく、製品・サービスやビジネスモデル、企業文化などを変革し、競争優位性を確立させる「デジタル・トランスフォーメーション」の実行が、これまで以上に求められています。

3. 業務効率化ツールを利用するメリット

業務効率化ツールの導入による主なメリットは、生産性の向上、コスト削減、柔軟な働き方やテレワークの推進などが挙げられます。
業務効率化ツールの導入により、過度な労力や時間のかかる作業を軽減したり、不必要な作業を排除したりできます。

また、ツールの使用により、定型業務や単純作業が自動化され、人的リソースの節約や人的ミスの軽減による品質向上が可能となります。
コミュニケーションツールやオンラインストレージツールの導入では、離れた場所での業務やデータの共有が容易になります。
この結果、テレワークや柔軟な働き方が実現可能となり、従業員のワークライフバランスの向上が期待できます。

4. 業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールは、目的によってさまざまなツールがあります。
目的ごとによく使われているツールを紹介します。

ビジネスチャットツール

目的：メッセージ、グループチャット、ファイル共有、他ツールとの連携
参考ツール：Slack、Chatwork

タスク・プロジェクト管理ツール

目的：プロジェクトの進捗確認、タスクの割り当て、期限の設定、チームメンバーとの共有
参考ツール：Backlog、Asana

会議・打合せツール

目的：オンライン会議の開催、スケジュール調整、共有資料の管理、録画・録音機能
参考ツール：Teams、Zoom

ペーパーレス化ツール

目的：電子決裁、会計書類や契約書の電子化、電子署名、デジタル書類の管理と共有
参考ツール：AppRemo、クラウドサイン

RPAツール

目的：データ入力、フォーム処理、レポート生成、単純作業の自動化
参考ツール：WinActor、BizRobo！

SFA・CRM・MAツール

目的：顧客データの管理、営業活動の追跡、マーケティングオートメーション、営業業務の効率化
参考ツール：Salesforce、e-セールスマネージャー

ファイル共有・オンラインストレージツール

目的：ドキュメントのクラウド保存、共有、リモートアクセス、データバックアップと同期
参考ツール：GoogleWorkspace、Box

5. 業務効率化ツールの選び方

本章では、どのようなツールを導入すべきか選び方について紹介します。
まず導入目的にあったツールを選ぶことが重要です。
実際にツールを利用する現場の社員と共にタスクを洗い出し、「こうできたら便利」や「こうできれば楽」など意見を収集、調査、分析することで、効率化すべきポイントを明らかにしましょう。

また実際に、使用してみないとわからない部分もあるため、利用部門や業務範囲など限定して検証・導入するなど、スモールスタートを意識したほうが良いでしょう。
利用者のIT知識なども考慮し直感的で使いやすく、サポートが充実しているツールは、使い方やトラブル時の対応が容易になるでしょう。

6. 自社に最適な業務効率化ツールを導入しましょう！

業務効率化ツールは、自社の課題を慎重に捉え、それを解決できるツールを導入しましょう。
導入のメリットやデメリットを十分に吟味しながら、ツールを選ぶことが大切です。

また、ツール導入を検討するだけでもこれまで見えてこなかった業務課題が発見でき、結果、ツールを導入せずとも業務フローの見直し等で業務効率化が図れる可能性があります。
長期的に自社に利益をもたらす最適なツールを検討しましょう。

システムエグゼは業務効率化ツールやシステム開発など、最新技術を活用したソリューションで多くの実績があります。ご検討の際はお気軽にご相談ください。