第2回：販売管理ソフトで何ができるのか

はじめに

日本の貨幣（お金）は1300年ほど前から作られていたそうです。それ以前は物品貨幣と呼ばれる「米や布や貝殻など」で取引を行っていたとされています。物品貨幣を使った商品取引を管理する販売管理ソフトがあったら面白そうですね。需要は無いと思いますが。

皆様こんにちは。株式会社システムエグゼ EXEX販売管理推進部の唐鎌です。

前回は、販売管理の現状や課題について少しふれてみました。今回は、販売管理ソフトで何ができるのか考えてみたいと思います。

そもそも販売管理とは何か

販売管理を誰しも何となくイメージできると思いますが、何ぞやと問われたときスムーズに答えらえる人は少ないのではないでしょうか。販売には卸売・小売業、サービス業など様々な形態があり、それをまとめて簡単に考えようとすると難しくなります。簡単に言いますと、基本的に販売とは「注文を受ける、商品（またはサービス）を提供する、請求する、回収する」、これらの行為をいいます。

この販売行為を管理することが販売管理です。販売行為となる例を少しあげてみます。

▶飲食業の場合

（１）メニューの中から注文する（注文を受ける）

（２）注文された飲食物を提供する（商品を提供する）

（３）飲食費を伝える（請求する）

（４）お金を受け取る（回収する）

▶コンビニ（小売業）の場合

（１）お客が商品を持ってくる（注文を受ける）

（２）商品をスキャンしお会計額を伝える（請求する）

（３）お金を受け取る（回収する）

（４）商品を袋に入れて渡す（商品を提供する）

▶鉄道業の場合

（１） 切符を売る（注文を受ける、回収する）

（２） 鉄道を運行する（サービスを提供する）

どの職種でも必ず全ての行為があるわけではありませんが、
大抵の職種の販売行為を説明するには事足ります。

そして販売管理ソフトとは販売行為を管理・支援するソフトです。

販売管理ソフトで何ができるのか

販売管理ソフトを使用して期待される効果をまとめてみます。

【業務効率の向上】

販売管理ソフトを導入していない企業では、商品、注文、請求情報をエクセルや紙で管理していると思います。　ソフトでそれらの情報をデータ化、関連性を持たせて統合、シームレスに活用することで業務効率が向上します。　業務の効率化は製品開発にあたり私もかなり重点を置いて考えています。

【コスト削減】

紙に印刷して管理していた伝票を電子化することで、紙代やインク代の印刷費が削減できます。また業務効率が向上することで、販売業務に使われていた時間が減り、その分の人件費も削減できます。

【記録の正確性の向上】

伝票作成業務が必要な項目のみの入力で済むので簡略化されます。それに伴い入力ミスも減らすため、伝票の修正作業や再送などの手間も減ります。また情報を共有することで複数のユーザが同じ作業を行ってしまうような無駄な作業も防げます。

【作業漏れの防止】

業務情報を記録し履歴を管理することで、作業漏れの防止に役立ちます。

おそらく他社製品のどの販売管理ソフトでも謳っているキーワードばかりだと思います。
しかし、私はコスト削減と業務効率の向上についてはまだ改善の余地があると考えています。理由は第1回コラムの中で「販売管理の課題」として記していますが、今回はそのとき一例として出した設備工事会社の業務についてもう少し掘り下げて考えてみたいと思います。

設備工事業務を効率化できるか

設備工事業務の流れを以下で想定してみます。

① 事務担当が顧客から工事依頼を受ける
② 事務担当は工事担当へ見積作成依頼をする
③ 工事担当は見積書を作成する
④ 事務担当は顧客へ見積書を送付する
⑤ 工事担当は工事が可能なスケジュールを調整する
⑥ 事務担当は可能な工事日程を伝える
⑦ 顧客は注文書を送付する
⑧ 事務担当は受注作業をする

上記の業務を一般的な販売管理ソフトで管理した場合、①〜④、⑦、⑧は見積、受注の機能で賄えますが、⑤、⑥に関しては一般的な販売管理の機能にはありません。そのため、⑤、⑥を管理するためには販売管理以外のソフトやエクセルなどを活用します。別の方法で管理した場合、状況確認が手間だったり、情報の食い違いが発生する可能性があります。①〜⑧を一元管理できるソフトがあれば、業務効率を更に向上させることができるのではないでしょうか。

おわりに

今回は販売管理ソフトで何ができるのか、更なる可能性について書いてみました。いかがでしたでしょうか。

最後に余談ですが、起業準備の段階で販売管理ソフトを選定するお客様と接する機会が増えてきたので、近年新たに設立した企業の件数を調べてみました。

年間約10万社が新規登記しています。そして、ほとんどの企業に販売行為は存在します。私はそれらの１社でも多くの企業様に弊社製品「エグゼクス販売管理」をご活用いただくことでビジネスの成功に貢献できれば、と思っております。

次回は、販売管理と顧客管理の関連性について執筆したいと思います。