第4回：モバイルの業務活用について

はじめに

皆様こんにちは。株式会社システムエグゼ EXEX販売管理推進部の唐鎌です。

最近、VRを体験する機会が何度かあり、そのリアリティさを目の当たりにして技術の進化に感銘を受けています。他にもAIやIoTなどITテクノロジーの研究、実用が目立ち、新たなIT革命の前触れを感じます。いつか、EXEX販売管理でもそれらのテクノロジーを駆使して、利便性が高い製品にしていきたいとイメージを膨らませているところです。
最新の技術も良いですが、今確立されている技術にも着目してみます。約17年前から携帯電話を使ってインターネットに接続できるようになりました。インターネットと言っても当初はＥメールしかできず、対応しているエリアも限られており、どこでも携帯電話が使えたわけではありません。そんな携帯電話も技術革新やエリアの拡大が急速に進み、今では携帯電話やタブレット型端末を使ったインターネットがすっかり主流となっているのは皆様もご存知のとおりですね

モバイル増加による変化

携帯電話の普及はさることながら、近年ではタッチスクリーン型の携帯電話、いわゆるスマートフォンがフィーチャーフォン（ガラケー）の保有率を上回ってきています（個人契約の場合）。それに合わせて、タブレット型端末の保有率も下記のグラフのとおり毎年上昇しています。

スマートフォンの普及により、フィーチャーフォンを操作するより楽になったことがあります。その理由のひとつとして、画面が大きくなったことが挙げられます。フィーチャーフォンの画面では大量の情報参照が手間で端末の仕様によってはＰＣ用のサイトが表示されない場合もありましたが、スマートフォンでは一度に確認できる情報量が増え、ＰＣ用のサイトも見ることができるようになりました。タブレット型端末は言わずもがなかもしれませんが、スマートフォンよりさらに画面が大きく、ノートＰＣより薄型で軽量のため、電車の中やカフェなどでも気軽に取り出して操作することができます。このような便利な端末は皆さんの生活にも浸透し、通勤途中でニュースを閲覧したり、ショッピングをしたりと、私が生まれた頃にはSF映画で観ていたような出来事が現実になっています。しかしながら各企業で利用する業務システムに目を向けてみると、社内のみでの利用を前提としているものが多い状況にあると感じています。

外出先での課題

業務システムが社内でしか操作できない場合に発生しそうな不満や問題点を、外回りの多い営業マンを例として、いくつか挙げてみたいと思います。

（１）報告書作成が一日の業務終了後になってしまう…

営業活動の状況を会社に報告する事は大切な業務のひとつだと思います。日中営業活動に奔走し、定時が過ぎて会社に戻って報告書を作成しなければなりませんが、最後に訪問した顧客先が会社より自宅のほうが近い距離にある場合、会社に戻る時間が無駄に感じることはないでしょうか。

（２）急なワークフロー承認依頼の対応が煩雑…

見積書など顧客に提示する場合にワークフローシステムなどを利用している会社も多いかと思います。ワークフローシステムで承認行為を行う上長が不在で、顧客先から今日中に見積書が欲しいと言われたとき、急いで上長へ電話をかけて見積りの承認依頼をお願いすることになるでしょう。上長は急いで会社に戻るか、代行承認や事後承認など正規の承認ルールでない方法で対応する必要が発生します。このような場合、その連絡だけでかなりの労力を使うことになるのではないでしょうか。

（３）営業訪問先の情報管理が非効率…

１日に何件も営業訪問をする場合、目的地の住所や連絡先の電話番号などを頭に叩き込んだり、手帳などに記載したりすることもあるでしょう。目的地の住所確認や電車が遅延したり、車が渋滞していたりする場合、約束の時間に遅れる旨を伝えるためには、最低限必要な情報となります。業務システムにはそのような基本的な情報が登録されているでしょうし、業務システムを外出先から利用する事が出来れば、手帳に転記する手間が不要と感じることがあるのではないでしょうか。

（４）過去の商談状況が外出先から確認できない…

１日に何件も営業訪問をして、次の顧客先が前回訪問してから何週間も経過している場合、時間が経ったことによって商談状況がうろ覚えになっていることはないでしょうか。業務システムに商談状況が登録してあっても外出先であっては確認したくてもすることができません。外出先で訪問する前に前回までの商談状況を確認したくなることがあるのではないでしょうか。

モバイル端末の活用シーン

では、モバイル端末で外出先から業務システムを操作できたと想定して、活用シーンをイメージしてみましょう。

（１）報告書作成における活用イメージ

外出先でも移動中や空き時間を使うことで、営業報告書を作成しインターネットを介して上長に提出することができるため、会社に戻る手間が省けます。同様に外出先で今月の売上状況が目標に達成しているか確認したいときでも、会社に戻らなくても売上の予定実績を確認することができます。

（２）急なワークフロー承認依頼における活用イメージ

移動中、電車の中で急な承認依頼が発生したとしても、上長は営業マンが申請してきた見積書を会社に戻らずとも確認することができ、承認業務を行うことができます。営業マンにとっても顧客先で承認申請を行い、直ぐに調整内容を反映した見積を提示することが出来るようになります。内容を調整することで直ぐに受注に繋がる場合などは、社内に戻ってから出直す事を考えるとそれだけでも、営業活動の効率化が図れます。

（３）訪問先の情報管理における活用イメージ

顧客先へ向かっているタクシーの車内でも、モバイル端末に検索ワードを入力すれば、大量の顧客データの中から必要な顧客の住所、連絡先などを速やかに得ることができるようになります。また1日のスケジュールの登録や参照も可能となり、そのスケジュールと顧客が紐付いていれば、次に訪問する顧客の情報をスムーズに得ることができるようになります。今まで手帳への転記などに費やしていた時間は営業戦略を練る時間に当てるなど有効活用できます。

（４）商談情報管理における活用イメージ

電車やバスの待ち時間などわずかな空き時間を利用して、今まで顧客と行ってきた商談情報の履歴をおさらいし、会話するポイントを練ってお客様と接することで、信頼度が更に向上することに期待がもてます。

上記はほんの一例であり、モバイル端末を利用することで業務システムが社内でしか利用できない場合の不満や問題点を解決できそうです。しかし、モバイル端末を持てば解決する訳ではなく、モバイルに対応した業務システムも必要となります。私はモバイルの有効性を意識しながら「EXEX販売管理」を開発しています。「EXEX販売管理」をご利用いただくことで、例に挙げた不満や問題点は解消することができます。

おわりに

日本企業のモバイルの活用は、アメリカと比較してまだまだ遅れていると言われています。実際、私が接客する中でも業務システムでのモバイル活用に至っていないお客様が多いのが現状です。その一方、モバイルを活用した営業支援システムを導入することで、業務効率が上がり残業時間が減ったというお客様もいらっしゃいます。これを機会にモバイル未導入の方は、導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

モバイル端末による業務システムの活用を考える時には、セキュリティ面での考慮も必要となってきます。紙面の都合で詳細は割愛しますが、もし、モバイル活用はしていきたいのだけど、セキュリティ面で不安があれば、お気軽にお問い合わせください。弊社ではお客様のセキュリティーポリシーにあわせて、インフラ面でのアドバイスや実際の構築作業を含めてご提案することができます。「EXEX販売管理」はモバイル端末でも利用できるので、無料試用版でその便利さをぜひ実感していただきたいと思います。

次回で本コラムは最終回となります。どうぞお楽しみに！