ワークフローの基礎知識：ワークフローシステムとは？導入メリットや種類について解説！
ワークフローの基礎知識
「働き方改革」が叫ばれる昨今、企業では業務効率化や生産性の向上が急務になっています。その手段のひとつとして、ワークフローシステムの導入を検討している企業が増えていますが、そもそもワークフローとは何かを理解していますか？
本稿では「ワークフローとは何か？」、「ワークフローシステムとは何か？」、そしてそれを導入するメリットや、どんな種類があるのかをご紹介します。導入を検討する際の参考にしていただければ幸いです。
目次
「ワークフロー」と「ワークフローシステム」の違い
それではまず、「ワークフロー」と「ワークフローシステム」とはいったい何なのか、初心に立ち返ってそれぞれ細かく見ていきましょう。
ワークフローとは？
ワークフローとは、業務の一連のやり取り・流れのことをさします。経費精算などの事務処理にどのような書類が必要で、誰に承認をもらい、最終承認を誰にもらうのかなどの流れ、組織の意思決定を進める上で条件毎にどこまで承認が必要なのかなどを可視化したものをワークフローといいます。
ワークフローシステムとは？
多くの企業において、ワークフローの承認作業などは紙で運用されています。例えば、経費精算は経費精算書という紙の申請書に直接記入し、上長の押印後に提出します。しかし、このように紙で運用されている場合、書類の紛失や改ざんなどの内部統制リスクや、上長不在による業務の遅れ、書類の保管場所の確保などで余計な時間・コストが発生します。また、様々な申請書があるため、どの申請書を使えばいいのか？や、誰に申請すればいいのか？などの確認作業の手間がかかってしまうこともあります。
このような問題を解決するのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、業務の流れを電子化する仕組みです。ワークフローシステムを導入することにより、稟議や報告書の申請～上長の承認、申請書の保管までをすべてシステム上で行うことが可能になります。このようにワークフローシステムには様々なメリットがあります。
ワークフローシステムのメリットとは？
ワークフローシステムには大きく分けて4つのメリットがあります。それは「ワークフローの可視化」「内部統制の強化」「柔軟なワークスタイルの実現」「コスト削減」です。
次は、各メリットにつながる理由をそれぞれ具体的に見ていきましょう。
ワークフローの可視化
今まで暗黙の了解となっていた業務プロセスが可視化されることにより、誰に申請すれば良いのか、どの申請書を用いるのかなどがクリアになります。また、システム上で進捗状況も確認できるため申請時間の短縮にも繋がります。
内部統制の強化
システム上ですべての情報を一元管理できるようになるため、素早い情報共有や追跡が可能になります。また、アクセス記録の保持、編集権限などの機能により文書の改ざんを防げるため、コンプライアンスの強化にも繋がります。
柔軟なワークスタイルの実現
パソコンやスマホ上からシステム経由で簡単に申請ができるため、外出先などでも申請、承認が可能になります。今までありがちだった、外出先から書類作成のためだけに帰社するといったことをなくし、効率が良い働き方を推進するとともに、テレワークなど様々なワークスタイルに柔軟に対応することが可能になります。
コスト削減
申請の電子化により、申請書類の保管スペースや印刷・郵送費などのコストが削減できます。また、過去の申請データの参照や活用といった作業が素早く行えるようになるため、申請時の作業時間が短縮できます。
ワークフローシステムの種類とは？
ワークフローシステムには様々な種類があります。ここで代表的なシステムの種類をご紹介しますので、会社に合ったシステムを検討してみてください。
グループウェア型システム
まずご紹介するのは、グループウェア型システムです。これはメール、カレンダーなどの社内システムの一部としてワークフローシステムも備わっているものになります。社内システムを一新したい、という場合には効果的です。しかし、通常のワークフロー特化型システムに比べて細かい設定ができないという難点があります。
ウェブフォーム型システム
ウェブフォーム型システムは、ウェブ上にデザインした申請書に入力して申請するシステムです。ウェブ上ですべて完結するため手軽な反面、導入初期に申請書の制作工数がかかります。
エクセル型システム
エクセル型システムは、エクセルで作成された申請書データを活用できるシステムです。場合によっては、今まで使っていたエクセル申請書をほぼそのまま利用することができます。申請フォーム作成の手間を省くことができるため、導入のハードルは低くなります。ワークフローを電子化しても、申請書はこれまで通りエクセルを利用したい場合におすすめのシステムです。
まとめ
ワークフローシステムを導入することにより、業務の効率化だけでなく、業務ルールの徹底など様々なメリットがあります。しかし、だからといって全く新たなシステムを導入することは会社に負担をかけるかもしれません。自社の状況を考慮した上で、どのようなシステムの導入が適しているのか検討しましょう。