属人化していた発注データのDX化を推進

2023年に創業100周年を迎えた東光電気工事は、電気設備、情報通信設備、送電線、電車線などの電気設備業を行っています。その施工実績は空港ターミナルやオフィスビル、新幹線など多岐に渡り、日本社会のインフラを支える企業の一つです。
同社では長年、工事現場で発生する電線やケーブルなどの電気設備資材を取引代理店に発注する際、電話やメールを利用していました。
この状況をどうにか変えたいと立ち上がったのが、丸の内支社の中村氏です。
「現場から取引代理店に向けて、電話やメール、時にはFAXによる発注も行われていました。このため発注データや発注ノウハウが属人化してしまい、現場が終わるとともにその内容がデータ化されずに破棄されていました」
また電話での発注では、同じ現場からの発注が重複したり、抜け漏れが発生するなどのトラブルがありました。
「恐らく社内の誰もがどうにかしたい、と考えていたと思います。しかし代理店も巻き込んだ大がかりなシステムになるため、全社的に躊躇していた状態でした」（中村氏）
データ活用の時代の流れとともに、システム化の実現を後押ししたのが、同社が毎年行う改善提案の取り組みでした。中村氏はこの仕組みを利用し、プロジェクトを起案。満を持して「材料発注DXシステム」の検討が始まりました。

スクラッチ開発体制を予算内で満たせるシステムエグゼを採用

多くの期待を背負ってスタートしたプロジェクトですが、プロジェクトリーダーでもある技術開発部 日高氏は、開発ベンダーの選定から苦労があったと語ります。
「当初は予算面からもパッケージ商品のカスタマイズを検討していました。しかし、なかなか要件を満たせるものがなくスクラッチ開発を検討することにしたんです。当初3～4社にお声がけしましたが、そもそも要件に対して体制を組むのが難しいと断られてしまったり、予算感が合わなかったりとベンダー探しは難航しました」
そんな中、予算内で希望するスクラッチ開発の体制を実現できると提案されたのが、システムエグゼ独自のオフショアを利用した開発サービス（BotDev）を使った方法でした。

要望やフィードバックにタイムリーに対応

今回の「材料発注DXシステム」の導入は、商品マスタデータの登録など発注先である代理店の協力も必須でした。
代理店との窓口を務める西河氏は、導入にあたっては賛否両論あったと言います。
「導入に際しては、当然色々な質問も出てきます。そこで代理店とのやりとりにコイさんも直接入ってもらっています。本来、こちらで要望などをまとめて伝えるべきかもしれませんが、生の声を伝えることで要望が齟齬なく伝わり、タイムリーな対応につながっています」
運用開始にあたっては、システムエグゼも参加して社内と代理店、それぞれに各4回計8回の説明会を実施しました。
「説明会のほかにも疑問や改善点は、質問フォームを使っていつでも入力できるようにしており、週1回のミーティングで情報連携しています。時には代理店や社内から緊急性のある指摘がある場合もあり、直接やりとりを見てもらえるのは心強いですね。次期フェーズで開発予定のスマートフォン対応も、現場からの声に応えた改修の一つです」（日高氏）
こうして導入後も「材料発注DXシステム」は、ユーザーの声を細かく反映しながら、より利便性を高められるようアップデートを重ねています。