CASE STUDY
大規模システムの再構築により、二重入力を削減し大幅な業務効率化を実現
基幹システムの最適化
- サービス：
- 課題・ニーズ：
- 社名
- 某不動産業H社
- 事業内容
- 商業施設運営・管理
- 従業員数
- 1000名～
導入前の課題
- 施行工事等の発注の際、見積もり、決裁～発注、支払いのフェーズでシステムが分かれており、それぞれでデータの入力作業が行われ、ミスが発生していた。
- 契約手続き等で内部決裁を行うために大量の印刷が必要。さらに内部決裁を取得した後、押印のための決裁フローが再度必要なため業務効率が落ちている。
- 外注業務（工事／施設管理／販促）の発注等が紙でのやり取りのため、転記や郵送の手間が発生し、業務スピードが上がらない。
導入効果
- データを一元管理できる基幹システムを構築し、支払いまで一気通貫で利用できるようになったことで、複数回のデータ入力が不要となり、人的ミスが削減された。
- システム導入により、契約内容等の内部決裁と押印決裁を同時に取得可能になった。また、決裁取得のための資料も添付データで参照可能となり、印刷の手間やコストが削減された。
- EDI（電子取引）が可能となり、外注先との共有はデータ確認となったため、業務スピードが各段に上がった。
顧客の課題
商業施設の運営・管理を行うH社様では、以下の課題や要望がありました。
- 見積もり、決済～発注、支払いごとにシステムが分かれており、複数回入力による業務負荷や人的ミスが発生していた。
- システムごとにマスタ登録しているため、データの整合性が担保されていない。
- 年々増えていく新たな業務や法令に対応に適用できるよう、システムをアップデートし、業務改善を行う必要がある。
- 紙ベースで行っている外注業者の発注手続き等の業務効率化を図る必要がある。
課題の解決方法
親会社・子会社・外部業者と連携できる大規模な基幹システムの開発を行いました。
データベースはOracleを採用し、Microsoft製品を利用したスクラッチ開発としています。
現行システムからのリプレースでもあるため、基本的な部分は現行を踏襲しつつ、課題となっていたデータの一元管理やマスタ管理の簡略化も進めながらの導入となりました。
特に業務効率面で課題のあった、契約書を自動で製本・印刷できるよう、印刷アプリの導入も実施しました。
また、クラウドサービスはOracle Cloudを選択することで、ランニングコストの削減にも繋がっています。
基幹システム導入Before／After図
導入後の効果
基幹システムの刷新により、以下の効果が得られました。
- 見積もり、発注・決裁、支払いを同一システム内で行えるようにしたため、データの二重入力が不要となり、業務効率が向上し人的ミスが減った。
- 新規管理物件や新しい業務の追加に合わせられるよう、決裁フローの変更等は画面から直接操作可能になった。柔軟な対応が可能になり、定期異動が発生した際も業務の遅滞が発生しなくなった。
- これまで手動印刷していた契約書は、印刷アプリ等でシステム化することでヒューマンエラーが大きく削減された。
- 電子取引（EDI）の導入より、印刷物の大幅削減と印紙代のコストカットが実現した。
- 外注業者が直接システム登録できるため、確認作業や修正・承認までのスピードが格段に上がった。その結果、外注業者に対応していた時間を運営業務や営業活動に充てることが可能となった。