思いが伝わる！RFPの作り方
システム開発を依頼する際に「こんなシステムが欲しい！」と思っているのに、外部に依頼すると、なかなか思い通りの提案が来なかった…。
そんな経験はありませんか？
実は、その“伝わらないモヤモヤ”を解決するカギが RFP（提案依頼書）です。
今回は、RFP作成の意義からプロが行っている実践的なポイント、やりがちな失敗まで、なるべくわかりやすく解説します！
目次
1. RFPとはなに？なんのために書く？
RFP（Request For Proposal／提案依頼書） とは、ベンダー（外部の制作会社やシステム会社）に「こんな背景や目的があって、こういうことを実現したい」という“要望”をきちんと伝える公式な文書です。
ただの「お願いします」ではなく、やりたいこと・理由・予算・納期や期待するゴールなど、知っておいて欲しいことを全部まとめて伝える設計図のようなものです。
2. RFPはいつ＆なぜ必要？
RFPは以下のようなケースで準備しておく必要があります。
- 複数の会社から提案を比べたい時
- 要望が複雑、専門的な内容が多い時
- プロジェクトの規模が大きい、予算が多い時
- 社内の関係者が多く、意思統一が必要な時
一方、頼みたい内容がとてもシンプルで、「絶対この1社に依頼する」と決まっている場合は、RFPを省略する場合もあります。
3. RFPを作成するメリット
RFPの作成は、発注側・ベンダー側の双方にメリットがあります。
発注側にとってのメリット
- 考えを整理できる（社内の合意形成にもピッタリ）
- 問題点・実現したいことを深掘りできる
- 複数社の提案が“フェア”に比べられる
- 「そんなつもりじゃなかった…」のトラブル防止
- 後からプロジェクト管理をしやすい
ベンダー側にとってのメリット
- 発注者の“意図”が分かりやすい
- ムダな工数を使わず、的外れな提案を避けられる
- “自社の強み”を提案しやすい
4. どんなことを書けばよい？ ～RFPの主な項目～
RFP記載する項目は主に以下の6つです。
- プロジェクト概要
・背景・目的・今困っていること - 依頼したいスコープ（範囲）
・どこからどこまで、具体的に何をお願いしたいか - 要件（求めること）
・機能要件：「これができるようにしてほしい」
・非機能要件：「これだけは守ってほしい（例：セキュリティ、速度、デザイン）」
・その他：「保守・サポート」「教育」など - 予算・スケジュール
・いくらまで、いつまでに - 評価ポイント・提案依頼手続き
・どうやって選ぶか？いつまでにどう出せばよいか？ - その他
・NDA（秘密保持）・連絡先・特記事項など
5. 効果的なRFP作成ステップ
RFPを作成する際はいきなり書き始めるのではなく、以下のステップで進めるとスムーズです。
- 目的と課題の明確化
・「なぜこれをやるのか？」を掘り下げる
・できれば数値目標や「いつまでに」など、SMARTの原則を意識する - 要件を洗い出す（現状把握＆ヒアリングが重要！）
・現行の業務やシステムを調査
・経営層・現場ユーザー・情報システム部門など、関係者へインタビュー
気になること、不満なこと、期待…“リアルな声”を拾う！ - 骨子（構成）を決める
・どんな目次・項目でまとめるか全体設計
・担当を振り分けると効率UP - 詳細を具体的に書く
・「みんなが同じ絵を思い浮かべられる」ように、数字や事実で。
・主観的な曖昧表現はNG（例：「できるだけ早く」より「2週間以内に」） - 社内レビュー
・はじめは複数の目でチェックすることで、記載漏れや誤りに気付ける
・フィードバックを反映して、最終承認を得る - ベンダーへ配布
・NDAなど準備をして、候補ベンダーに公平に送付
・質疑受付やスケジュール、提出要領などを明確に案内
6. 思いが伝わるRFPのコツ＆よくある失敗
これまで多くのRFPを見てきた立場から、よくある失敗とその対策をまとめました。
以下に注意することで、ベンダーに思いが伝わりやすいRFPとなります。
目的やゴールが曖昧だと、思いが伝わらない！
・△：「業務効率化を目指す」
・○：「半年後までに作業時間20％カット」
要求が細かすぎor雑すぎ問題
・何もかも指定しすぎると、ベンダーの自由な提案が引き出せません
・逆に「ざっくりしすぎ」もNG、優先度（Must/Want/Nice to have）で整理します
非現実的な予算やスケジュールを押し付けない
・相場を調査してからがベター
評価基準・選定プロセスをはっきり書く
専門用語や社内用語の多用は注意！
・用語や略語には注釈を
RFPは“丸投げ依頼書”じゃない
・出しただけで安心しない。一緒につくる姿勢が大切です
質疑応答タイムをしっかり設けよう
・どんなに詳細に書いても疑問は出るもの。説明会やメール受付で認識ズレを防ぎます
7. RFPはテンプレート活用で効率UP！
RFPはいざ自分で一から作るとなると大変です。テンプレートや過去のRFP事例が多くありますのでぜひ活用しましょう。
ただし「コピペだけ」だと自分たちの大事なポイントが抜けるので、必ず自社の事情や狙いにあわせてアレンジをすることが必要です。
まとめ
RFPは“思い通りのプロジェクト”を実現するための最初の一歩。
すごく大げさなものに感じるかもしれませんが、「やりたいこと＝実現したい未来」を叶えるために、“分かりやすく伝える”ための工夫だと思えば気が楽かもしれません。
今回まとめたコツや注意点をおさえて、ぜひ“あなたの思いが伝わるRFP”にトライしてみてください。
