導入製品:DBエース データメンテナンスエディション

マスタメンテナンス業務属人化からの解放
作業負荷を100%削減し
本来の業務に専念できる環境を実現

ワタベウェディング株式会社 様

事業内容
海外挙式サービス事業及び挙式参加者を対象とした旅行事業
挙式施設運営などの国内挙式サービス事業
ウェディングドレスなどの製造販売事業
婚礼関連衣裳、成人式、各種パーティーなどのフォーマル衣裳のレンタル事業
衣裳に美容・着付・写真撮影をセットした衣裳と写真の総合サービス事業
国内での結婚式場相談、結婚式のプロデュースや披露宴の企画演出、家具、寝具から宝石貴金属等婚礼用品の斡旋などの挙式関連サービス事業

URLhttps://www.watabe-wedding.co.jp

所在地京都府京都市下京区四条通烏丸東入長刀鉾町20 四条烏丸FTスクエア

設立1964年10月3日

資本金41億7,637万2,000円

従業員数(単体)415名 (連結)1,974名(2017年11月20日現在)

ワタベウェディング株式会社

ワタベウェディング株式会社は、「真心の奉仕と知恵ある提案を通じて、すてきな生活文化を創造し、心豊かな社会の実現に貢献する」という経営基本理念を掲げ、国内外の挙式サービスや衣裳・写真事業を展開する東証一部上場企業である。同社は2004年にブライダル業界では初の一部上場を実現し、業界のリーディングカンパニーとしての地位を築いている。国内72拠点、海外37拠点(2018年4月1日現在)のグローバルなネットワークを持ち、総合ブライダル企業としてあらゆるサービスを多角的に展開している。今回の事例では、同社のシステム部門が抱えていた「マスタメンテナンス業務の属人化」という課題をいかにして解決したのか、その詳細に迫る。

マスタメンテナンス業務の属人化と業務負荷が課題

安東 英明 氏
安東 英明 氏

まずはじめに、業務システムグループ マネージャーの安東英明氏が、同社のシステム部門の役割や自身の担当業務について教えてくれた。

「当社は、ウェディング業界の中でも海外挙式やリゾート挙式に特化している会社です。当社におけるシステム部門の主な業務は、海外拠点と連携するためにフルスクラッチで作られた基幹システムの開発や保守、改修です。私は基幹システムの不具合や改修要望の対応をはじめ、社内のIT機器やネットワーク機器に関する問合せ対応や保守なども担当しています。」

続いて話すのは、業務システムグループ 係長の丸山拓氏だ。

「私の主要業務はマネージャーの安東が各所から吸い上げて取りまとめたシステムの改修要望を開発会社に伝えるなど、開発会社と当社との橋渡しです。当社は基幹システムの開発を外注しているため、そのような役割を担う人材が不可欠です。」

同社では、「マスタメンテナンス」と呼ばれる、データベースに登録されているデータのメンテナンス業務(データの追加・修正・削除など)が属人化していた。と言うのは、その業務に必要となるSQLの知識を持ち、対応できるのが丸山氏ただ一人だったためだ。丸山氏は頻繁に発生するマスタメンテナンス業務を一手に引き受け、本来の業務の傍ら、多い時は月に20時間、平均で10時間前後をマスタメンテナンス業務に費やしていたという。

一方、この属人化については丸山氏個人にかかる業務負荷以外の観点から懸念する声もあった。丸山氏が何らかの事由で業務を遂行できなくなれば、すべてのマスタメンテナンス業務が滞り、全社の業務に影響を及ぼしてしまうからだ。マスタメンテナンス画面さえ用意できればこの問題は解決するが、作成・保守費用がネックとなり、有効な対応策は見出せずにいた。

属人化脱却のきっかけはWeb検索から

同社が『DBエース データメンテナンスエディション』(以下、DBエース)を知ったきっかけは、丸山氏の当時の上司がWeb検索で偶然見つけたことだったという。この時、マスタメンテナンス画面を自動生成したり管理画面上からデータ編集ができる製品の存在を初めて知った同社は、早速製品デモを依頼した。製品デモでは操作の簡単さに驚いたという。二人はその時のことをこう語る。

「『DBエース』をきっかけに、同様のマスタメンテナンス製品が他にもあることを知りました。導入候補としていくつかの製品を選定し、デモを見ましたが『DBエース』ほど操作が簡単だと感じた製品はありませんでした。一番シンプルでしたし、マスタメンテナンス画面の作りやすさも、完成するまでのスピードも速かったです。『DBエース』はExcelの基本操作程度のITスキルがあれば充分に使いこなせるイメージで、データベースやSQLに関する専門知識は不要です。属人化を解消するにはこの製品以外に検討の余地はないと思いました。」(丸山氏)

「3〜4社の製品を検討しましたが、『DBエース』はマニュアルを見なくても直感的に操作できる点に好感を持ちました。さらに良かったのは、ミスによる事故が起こりづらそうだったことです。たとえばマスタの値を変更する際も、変更対象部分だけが更新される仕組みなので、万一操作ミスをしても、すべてのデータが書き換わってしまうようなことがなく、安心して使えると思いました。これがもし、すべてのデータを書き換えるような仕様だったら、導入を断念していたかもしれません。」(安東氏)

複数の製品を比較した中で最も好印象だった『DBエース』を評価版で利用し、導入の機運はさらに高まったものの、当時はマスタメンテナンス業務の属人化脱却よりも優先して取り組まなければいけない事項があり、導入検討も一旦ストップしてしまう。再び検討の機会が訪れたのは評価版利用から約1年後、社内から「やはりマスタメンテナンス業務は属人化を解消すべきだ」という意見が出たことからだった。そして、2017年4月、『DBエース』の導入が正式に決定した。

マスタメンテナンス業務からの解放と、本来の業務に専念できる環境の実現

丸山 拓 氏
丸山 拓 氏

『DBエース』の導入作業はきわめてスムーズで、導入以降も大きなトラブルはなく順調な運用が続いている。導入後は、それまでマスタメンテナンス業務を行っていた丸山氏が管理面を担当するものの、マスタメンテナンス業務が誰でも行えるようになったことで属人化は解消された。

「現在、マスタメンテナンス業務はユーザー部門に任せています。新規画面作成やID発行、作業権限の設定といった管理業務は今でも行っていますが、データの追加や更新作業からは解放されました。『DBエース』は誰でも簡単に操作できますし、「Aさんは〇〇というテーブルの参照だけ可能」、「Bさんは〇〇と△△というテーブルの参照と更新だけ可能」、というように操作権限を細かく設定できることも他部門に安心して任せられる理由です。」(丸山氏)

社内にもたらされた『DBエース』の導入効果をこんな風に話してくれた。

「一番の導入効果は丸山が本来の業務に専念できるようになったことです。丸山は当部門のキーパーソンなので、やるべき業務が多岐にわたりますが、マスタメンテナンス業務の負荷が他の業務を圧迫してしまうことが多々ありました。『DBエース』の導入によりマスタメンテナンス業務が誰でも簡単にできる環境が整い、その問題は解決しました。さらに、これは副産物的な効果なのですが、新店舗のオープンや店舗の移転に伴う登録内容の変更が生じた際など、それまで丸山に対応を依頼する以外に方法がなかったものが誰でも即時対応可能になり、労務コストの削減や業務の標準化という点でも非常にメリットを感じています。」(安東氏)

「私はこれまで、月に平均10時間ほどを費やしていたマスタメンテナンス業務から解放されました。現在は、開発の要件を詰める業務などを中心に、会社としても部門としてもより重要度の高い業務に専念できています。また、従来は時間に追われて目を向けられなかったような業務にまで目が行き届くようになったことも、ひとつの導入効果と言えるのではないでしょうか。」(丸山氏)

労働対効果が期待できる組織へ

属人化から脱却し、本来の業務に専念できるようになったシステム部門。では、もし『DBエース』の存在を知らなかったとしたら、いずれ対応を迫られたであろうマスタメンテナンス業務の属人化リスクに対し、どのように取り組んでいただろうか。導入以前の状況を振り返り、二人はこのように想像する。

「更新頻度が多いテーブルは、外注してマスタメンテナンス画面を作成すると思いますが、更新頻度が少ないテーブルは、私が相変わらずSQLを使って更新作業をしているのではないでしょうか。当社の業務から具体例を挙げると、契約チャペルの近くに新しく空港ができたり契約チャペルが増えたりしたときなどです。もちろん、理想的なのはすべてのテーブルに対してマスタメンテナンス画面を用意することですが、予算も限られるので現実的ではありません。更新頻度が少ないものに関しては属人化は免れないでしょうね。」(丸山氏)

「私も丸山と同じ考えです。せめて更新頻度の多いテーブルだけでもマスタメンテナンス画面を用意して作業負荷の分散を図ろうとすると思います。ですが、更新頻度が少ないテーブルという理由だけでそれらの更新作業を丸山に任せたままでは、丸山がマスタメンテナンス業務に費やす時間はそれほど削減できません。また、本来の業務と並行して行わざるを得ない性質上、時間外勤務が増えるなどの弊害が顕在化していたかもしれませんね。属人化解消の根本的な解決手段にもならず、部門全体としても労働対効果を感じられる仕事ができずにいたと思います。」(安東氏)

最後に安東氏は、システム部門の今後について、「これまでマスタメンテナンス業務に費やしていた時間を、システム部門が本来専念すべき業務に充て、自社の拡大発展に貢献していきたい」と語ってくれた。このような目標が掲げられるのも、属人化脱却という当初のの目的を見失うことなく達成できたからこそであろう。本事例は、同社と同じような悩みを持ち、その解決策を模索する各社にとって大きなヒントになるのではないだろうか。

※記載されている社名、製品やサービス等の名称およびロゴは一般に各社の商標または登録商標です。

※掲載内容はすべて取材当時(2018年4月)のものであり、現在とは異なる場合があります。

事例一覧へ戻る